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書類の整理ーファイリングを徹底解説!Lesson2

 

ファイリングを徹底解説の2回目です!

これまでの記事

>>書類の整理ーファイリングを徹底解説!LESSON1

  

❛Lesson1 ではこんなことをお伝えしました。

 

基本のファイル用品は「ファイルボックス+個別フォルダー」

ファイルボックスはひとつのカテゴリーで使うこと。❜

 

 今回は、“取扱説明書を整理してみよう”ということで、 

我が家の取扱説明書を使って整理の手順を説明しますね^^

ファイリング 整理収納アドバイザー
「綴じない・穴を開けない・挟み込むだけ」のボックスファイリング

取扱説明書は書類の中でも比較的ファイリングがしやすいです。 

なぜなら、家電量販店の売り場をイメージしながら整理すればよいからです。 

まずは、整理したい対象の書類をすべて出して集めます

 

手順をわかりやすくお伝えすると、

 

①書類をすべて出す

②不要な書類を取り除く

③似ている内容の書類をまとめてグループにする

④グループに名前を付ける

⑤ボックスに収める

 

こんな感じでしょうか。

 

取扱説明書の場合、不要な書類は

 

「現物のない取扱説明書」

 

「保障期限の切れた保証書」

 

などがあげられますね!これは処分してもよいですね!

 

①取扱説明書をすべて出します。

 

②これをざっくり似たもの同士でわけます。 

いくつかの書類の山が出来ますね。 

 キッチン家電、季節家電、家事家電、AV家電などあるかと思います。

「キッチン家電」を例に整理収納していきましょう。キッチン家電は全部で5つありました。

 冷蔵庫、ホットプレート、バリスタコーヒーマシーン、ミキサー、卓上カセットコンロです。

 

家電ひとつひとつを「クリアホルダー」に入れて、家電名のラベルをつけます。

 

クリアホルダー化した家電を「個別フォルダー」に収めてタイトルを付けます。 

右上の飛び出している山の部分がタイトルです。  

 

タイトルは誰が見てもわかるように「キッチン」としました。

こうすることで、混ざらないし探しやすく戻しやすいファイリングになりますよー^^

 

同じような手順でほかの書類も整理します。 

洗濯機、アイロン、ストーブ、パソコンなどなどいろいろありますよね! 

どのように分けたらよいのかピンとこない!という方は、我が家の分け方でよければ参考にしてみてください。

 

【我が家の家電グループ】

◎キッチン

◎家事…アイロンや洗濯機

◎空調…ストーブ、エアコン、加湿器、除湿器、扇風機など

◎乗り物・遊具…自転車など

◎家具・インテリア

◎小型家電…ゲームやラジオや目覚まし時計など

◎AV機器・通信…ファックスや携帯電話など

◎PC周辺機器

◎パソコン本体

◎プリンター

 

 

これは我が家の取扱説明書ですが。

分けかたは人それぞれ、例えば、季節家電、大物家電など自分のわかりやすい表現にすることがポイントです!

 

 

すべての取扱説明書を個別フォルダーに収めたら、最後はファイルボックスに収めます!

ファイルボックスに中身のタイトルを貼って完成です!! 

マスキングテープの上にテプラのラベルを貼ると、剥がした時に跡が残りません。(テプラのテープは透明12mm)

 茶、ライトグレー、グレーのマスキングテープを貼ってみました!黒には茶も合いますね♡

 

となりのファイルボックスも同じく無印良品のものです!

お好みで使ってみてください!

 

❛Lesson2 今日のまとめ

 

ひとつの書類→似た者同士の集まり→大きなまとまりへと、

小さい単位から大きい単位へ積み上げるとうまくいく。❜