
受験シーズンがはじまり、新年度の準備を始めている方もいらっしゃるかと思います。
卒業、新入学、引越しなど、春は節目の季節ですが、そんな節目につきものなのが「書類」です。
次から次へと書類がやってきて頭の中はパンク状態、何から手を付けたらよいのやら…
そんな時こそ、すぐに探せる、すぐに見つかる、出し入れ簡単なファイルボックスが役に立ちます!
ファイルボックスとは?
ファイルボックスとは、書類を立てて収納するためのA4サイズの箱です。
企業や自治体で広く使われているほか、最近は家庭でも書類やモノの整理に広く使われています。
横型と縦型の2種類があり、収納する書類の用途や種類によって使い分けられます。
書類をそのまま入れるのではなく、補助的なファイルグッズを合わせて使うのが一般的です。
従来の綴じるファイリングとは違って、穴をあけない、綴じない、放り込むだけなので、書類の入れ替えが簡単なのが特徴です。
「綴じる」よりも「分ける」「まとめる」が大事
ファイリングと聞くと、いかに綴じるか?に注目しがちですが、本当の意味でのファイリングは、「わける」→「まとめる」が基本です。
つまり、ファイリング=「綴じ方」ではなく、「書類を探しやすくする仕組みづくり」と考えます。
「綴じ方」は保管の手段であり、ファイリングの目的は「整理」です。
また、保管の手段は「綴じる」よりも「放り込む」ほうが、格段に出し入れしやすいので、ファイル用品は「ファイルボックス」をおすすめしています。
私は、父が入院している時に、実家の書類をファイルボックスを使って整理したのですが、母が「ものすごくわかりやすい」と喜んでくれました。
もともと実家の書類はファイルに綴じたり、バッグに保管されていました。
欲しい書類がすぐに見つからずイライラしていたそうです。

書類整理3つのポイント
書類が溜まってしまう大きな原因は、不要な書類が多いことと、しまう場所が決まっていないことです。
不要な書類が多いと、必要な書類がなかなか見つかりません。
また、しまう場所が決まっていないと、現在進行形の書類と、用済みの書類が混在し家中のあちこちに書類が散乱してしまいます。
書類整理のポイントは
①不要な書類を取り除く
②目的や種類でわける・まとめる
③現在進行形の書類は目立つ場所に置く
この3つです。
①不要な書類を取り除く
用済みの書類やダイレクトメールなど不要な書類は処分し、
新しく入ってくる書類はその場で要不要を判断し、溜めない・持ち込まないようにします。
②目的や種類でわける・まとめる
必要な書類は、「お金」「健康」「確定申告」というように自分で探しやすいカテゴリーで分けます。
似たようなカテゴリーがいくつもあるようなら一つにまとめたり、
逆にひとつのカテゴリーが多すぎる場合はさらにわけます。
カテゴリーが決まったら、ファイル用品に収納しタイトルを付けて保管します。
③現在進行形の書類は目立つ場所に置くこと
提出する書類や行事の予定などは、保管せずにあえて目立つ場所に置くようにします。
用が済んだら処分するか、参考として保菅します。
参考のために保管するならデジタル化もおすすめです。
こちらの記事もぜひご覧ください!
2/4ファイリングセミナー開催します
家庭の書類整理をわかりやすく解説する「ファイリングセミナー」を2/4に開催します。
ファイルボックスを使った書類の整理術を実物のファイル用品を見ながら学ぶ内容です。
家庭でも実践しやすいように、リーズナブルなファイル用品を使っています。
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日時:2025年2月4日(土)13:30~15:30
会場:土屋グループ旭川支店ショールーム
旭川市4条西2丁目2 土屋ホーム旭川4条ビル2F(駐車場無料)
参加費:2,000円(税込) ファイル用品付き
持ち物:筆記用具、A4サイズが入る手提げバッグ
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